MakalahManajemen

Makalah Proses Pengawasan Manajemen

BAB I 
PENDAHULUAN 
 
A. Latar Belakang 
     Pada dasarnya rencana dan pelaksanaan merupakan satu kesatuan tindakan, walaupun hal ini jarang terjadi pengawasan diperlukan untuk melihat sejauh mana hasil tercapai. Pengawasan menurut paham klasik merupakan coercion atau compering artinya proses yang bersifat memaksa-maksa agar kegiatan-kegiatan pelaksanaan dapat disesuaikan dengan rencana yang telah ditetapkan. Berlainan dengan paham klasik, pengawasan menurut konsep sistem didasarkan kepada kesadaran yang bersifat cybernetic atau system cybernetic, yaitu sistem kesadaran yang memandang organisasi atau ekosistem sebagai mesin homeostatic yang bekerja secara otomatis. Prinsip dasar yang menjadi kunci dalam sistem pengawasan adalah umpan balik (feedback). 
  Sesuai dengan pengertian pengawasan itu adalah menetapkan standar pelaksanaan pekerjaan, pengukuran pelaksanaan dibandingkan dengan standard dan mengoreksi kesenjangan-kesenjangan maka proses pengawasan tidak akan terlaksana tanpa informasi. Oleh karena itu, system pengawasan harus dipandang sebagai suatu system informasi karena kecepatan dan ketepatan tindakan korektif sebagai hasil akhir proses pengawasan bergantung pada macamnya informasi yang diterima. 
 
B. Rumusan Masalah 
  1. Apa saja tahapan-tahapan dalam proses pengawasan? 
  2. Bagaimana karakteristik pengawasan yang efektif? 
  3. Sebutkan alat bantu pengawasan manajerial? 
  4. Apa saja hambatan-hambatan pengawasan dan solusinya? 
C. Tujuan Penulisan 
    Tujuan dibuatnya makalah ini adalah untuk mengetahui, mempelajari, dan menambah wawasan tentang tahapan-tahapan, alat bantu, karakteristik, dan hambatan dalam proses pengawasan. 
 
BAB II 
PEMBAHASAN 
 
A. Tahapan-tahapan dalam proses pengawasan 
    Manajemen adalah sebuah proses dalam perencanaan untuk mencapai tujuan tertentu. Pengawasan ini termasuk dari program manajemen dan di pengawasan ini mempunyai 5 tahapan, yaitu: 
1. Tahap penetapan standar 
    Tahap standar mengandung arti sebagai tujuan suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai “patokan” untuk penilaian hasil-hasil Tujuan, Sasaran, Kuota dan target pelaksanaan. Bentuk standar dibagi menjadi 2 bagian, bentuk standar khusus dan bentuk standar umum. 
     a. Bentuk standar khusus 
  • Target penjualan 
  • Target anggaran 
  • Target bagian pasar (market share) 
  • Target marjin keuntungan 
  • Target keselamatan kerja 
  • Target sasaran produksi 
     b. Bentuk standar umum: 
  • Standar phisik: meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan, atau kualitas produk 
  • Standar moneter: ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan sejenisnya 
  • Standar waktu: meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan harus diselesaikan. 
2. Tahap penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan 
   Penetapan standar adalah sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu tahap kedua dalam pengawasan ini adalah menentukan pengukuran kegiatan secara tepat. 
3. Tahap pengukuran pelaksanaan kegiatan 
   Proses yang berulang-ulang dan terus-menerus. Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan, yaitu: 
  • Pengamatan (observasi) 
  • Laporan-laporan, baik lisan dan tertulis 
  • Metoda-metoda otomatis 
  • Inpeksi, pengujian (test), atau dengan pengambilan sampel 
4. Tahap pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan. 
   Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan penganalisanya mengapa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.[1]
5. Tahap pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan 
   Tindakan koreksi ini dapat diambil dalam berbagai bentuk. Standar mungkin diubah, pelaksanaan diperbaiki, atau keduanya dilakukan bersamaan. 
 
B. Hambatan-hambatan dalam pengawasan 
      Ada beberapa hambatan dalam perencanaan pengawasan antara lain : 
  1. Kurang pengetahuan tentang organisasi 
  2. Kurang pengetahuan tentang lingkungan 
  3. Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif 
  4. Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang 
  5. Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif 
  6. Biaya 
  7. Takut gagal 
  8. Tidak percaya diri. 
C. Solusi dalam mengatasi hambatan pengawasan 
      Cara mengatasi hambatan-hambatan tersebut: 
  1. Melibatkan para pegawai, terutama mereka yang terkena pengaruh dalam proses perencanaan 
  2. Memberikan banyak informasi kepada para pegawai tentang rencana dan kemungkinan akibat-akibatnya sehingga mereka memahami perlunya perubahan serta mendapat manfaat yang diharapkan dan apa yang diperlukan untuk pelaksanaan yang efektif 
  3. Mengembangkan suatu pola perencanaan dan penetapan yang efektif, suatu ‘track record’ yang berhasil mendorong kepercayaan kepada para pembuat rencana, serta menjadikan rencana baru tersebut diterima 
  4. Menyadari dampak dan perubahan-perubahan yang diusulkan kepada para anggota organisasi dan memperkecil gangguan yang tidak perlu. 
D. Alat bantu pengawasan manajerial 
     Ada banyak teknik yang dapat membantu manajer agar pelaksanaan pengawasan menjadi lebih efektif. Dua teknik yang paling terkenal adalah manajemen dengan pengecualian (management by exception) dan sistem informasi manajemen (management information systems). 
1. Management By Exception (MBE) 
    MBE, atau prinsip pengecualian memungkinkan manajer untuk mengarahkan perhatiannya pada bidang-bidang pengawasan yang paling kritis dan mempersilahkan para karyawan atau tingkatan manajemen rendah untuk menangani variasi-variasi rutin. Hal ini dapat dipraktekkan manajer-manajer penjualan, produksi, keuangan, personalia, pembelian, pengawasan mutu, dan bidang-bidang fungsional lainnya.Biasanya pengawasan ini dipergunakan untuk operasi-operasi organisasi yang bersifat otomatis dan rutin. 
 
2. Management Information System (MIS) 
   Sistem informasi manajemen atau management information system memainkan peranan penting dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen perencanaan dan pengawasan dengan efektif. MIS dapat didefinisikan sebagai suatu metoda formal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, perencanaan dan operasional organisasi dilaksanakan secara efektif. 
   MIS dirancang melalui beberapa tahap utama, yaitu : 1) tahap survey pendahuluan dan perumusan masalah, 2) tahap disain konseptual, 3) tahap disain terperinci, dan 4) tahap implementasi akhir. Agar perancangan MIS berjalan efektif, manajemen perlu memperhatikan 5 (lima) pedoman berikut ini : 
  • Mengikut sertakan pemakai (unsur) ke dalam tim perancang. 
  • Mempertimbangkan secara hati-hati biaya sistem 
  • Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi lebih daripada pertimbangan kuantitas belaka. 
  • Pengujian pendahuluan sebelum diterapkan. 
  • Menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis yang mencukupi bagi para operator dan pemakai sistem. 
   Konsep MIS berhubungan sangat erat dengan teknologi komputer, yang mencakup kapasitas komputer, program dan bahasa program, terminal jarak jauh, diskette, dan lain-lainnya. 
 
E. Karakteristik pengawasan efektif 
     Karakteristik-karakteristik pengawasan yang efektif dapat diperinci sebagai berikut: 
  1. Akurat. Informasi tentang pelaksanaan kegiatan harus akurat. Data yang tidak akurat dari sistem pengawasan dapat menyebabkan organisasi mengambil tindakan koreksi yang keliru atau bahkan menciptakan masalah yang sebenarnya tidak ada. 
  2. Tepat waktu. Informasi harus dikumpulkan, disampaikan dan dievaluasi secepatnya bila kegiatan perbaikan harus dilakukan segera. 
  3. Obyektif dan menyeluruh. Informasi harus mudah dipahami dan bersifat obyektif 
  4. Terpusat pada titik-titik pengawasan strategis. Sistem pengawasan harus memusatkan perhatian pada bidang-bidang dimana penyimpangan-penyimpangan dari standar paling sering terjadi atau yang akan mengakibatkan kerusakan paling fatal. 
  5. Realistic secara ekonomis. Biaya pelaksanaan sistem pengawasan harus lebih rendah, atau paling tidak sama, dengan kegunaan yang diperoleh dari sistem tersebut. 
  6. Realistic secara organisasi. Sistem pengawasan harus cocok atau harmonis dengan kenyataan-kenyataan organisasi. 
  7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi. Informasi pengawasan harus terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi, karena informasi pengawasan harus sampai pada seluruh personalia yang memperlakukannya. 
  8. Fleksibel. Pengawasan harus mempunyai fleksibilitas untuk memberikan tanggapan atau reaksi terhadap ancaman ataupun kesempatan dari lingkungan 
  9. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional. Sistem pengawasan efektif harus menunjukkan baik deteksi atau deviasi dari standar, tindakan koreksi apa yang seharusnya diambil 
  10. Diterima para anggota organisasi. Sistem pengawasan harus mampu mengarahkan pelaksanaan kerja para anggota organisasi dengan mendorong perasaan otonomi, tanggung jawab dan berprestasi. 
BAB III 
PENUTUP 
 
A. Kesimpulan
    Manajemen adalah sebuah proses dalam perencanaan untuk mencapai tujuan tertentu, manajemen juga memiliki artian luas yakni perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan (P3) untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Dan dalam hal ini pengawasan diperlukan untuk melihat sejauh mana hasil tercapai. 
 
 
DAFTAR PUSTAKA 
Handoko T, Hani. Manajemen edisi 2. Yogyakarta: BPFE-Yogyakarta, 1998. 
Mulyasa. Manajemen pendidikan karakter. Jakarta: Bumi aksara, 2016. 
 
 
__________________
[1] https:www.google.co.id/amp/s/rizkiadekputri.wordpress.com/2015/01/16/softskill-pengawasan-dalam-manajemen/amp/

Baca juga: Karya Tulis

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *