Proses Pengawasan Dalam Manajemen
Proses pengawasan dalam manajemen dibutuhkan dalam sebuah usaha karena anda harus memastikan bahwa semua pekerjaan dalam bisnis dapat diselesaikan sesuai dengan apa yang anda inginkan.
Tahapan-tahapan dalam proses pengawasan
1. Tahap penetapan standar
Tahap standar mengandung arti sebagai tujuan suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai “patokan” untuk penilaian hasil-hasil tujuan, sasaran, kuota dan target pelaksanaan. Bentuk standar dibagi menjadi 2 bagian, yaitu:
a. Bentuk standar khusus : Target penjualan, anggaran, bagian pasar (market share), marjin keuntungan, keselamatan kerja, dan target sasaran produksi.
b. Bentuk standar umum : Standar fisik, standar moneter dan standar waktu.
2. Tahap penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
3. Tahap pengukuran pelaksanaan kegiatan
Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan, yaitu:
a. Observasi (pengamatan)
b. Laporan-laporan (lisan dan tulisan)
c. Metode-metode otomatis
d. Pengujian (test) atau dengan pengambilan sampel
4. Tahap pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan.
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan penganalisanya mengapa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.
5. Tahap pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan
Tindakan koreksi ini dapat diambil dalam berbagai bentuk. Standar mungkin diubah, pelaksanaan diperbaiki, atau keduanya dilakukan bersamaan.
Hambatan-hambatan dalam pengawasan
1. Kurang pengetahuan tentang organisasi dan lingkungan
2. Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif
3. Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang
4. Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif
5. Takut gagal dan tidak percaya diri.
Solusi dalam mengatasi hambatan pengawasan
1. Melibatkan para pegawai yang terkena pengaruh dalam proses perencanaan
2. Memberikan banyak informasi kepada para pegawai
3. Mengembangkan suatu pola perencanaan dan penetapan yang efektif.
4. Menyadari dampak dan perubahan yang diusulkan kepada para anggota organisasi.
Alat bantu pengawasan manajerial
Dua teknik yang paling terkenal adalah manajemen dengan pengecualian (management by exception) dan sistem informasi manajemen (management information systems).
1. Management By Exception (MBE)
Memungkinkan manajer untuk mengarahkan perhatiannya pada bidang-bidang pengawasan yang paling kritis dan mempersilahkan para karyawan atau tingkatan manajemen rendah untuk menangani variasi-variasi rutin.
2. Management Information System (MIS)
Sistem informasi manajemen dapat didefinisikan sebagai suatu metode formal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen. Informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan, perencanaan dan operasional organisasi dapat dilaksanakan secara efektif.
Karakteristik Pengawasan Efektif
1. Mengawasi kegiatan-kegiatan yang benar
2. Tepat waktu
3. Dengan biaya yang efektif
4. Tepat-akurat
5. Dapat diterima oleh yang bersangkutan.
Semakin dipenuhi kriteria-kriteria tersebut semakin efektif sistem pengawasan. Karakteristik-karakteristik pengawasan yang efektif dapat lebih diperinci sebagai berikut:
- Akurat : informasi tentang pelaksanaan kegiatan harus akurat.
- Tepat-waktu : informasi harus dikumpulkan, disampaikan dan dievaluasi secepatnya.
- Obyektif dan menyeluruh : informasi harus mudah dipahami dan bersifat obyektif.
- Terpusat pada titik-titik pengawasan strategis.
- Realistic secara ekonomis : biaya harus sama dengan kegunaan yang diperoleh dari sistem.
- Realistic secara organisasi : harus cocok dengan kenyataan-kenyataan organisasi.
- Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi.
- Fleksibel
- Bersifat sebagai petunjuk dan operasional
- Diterima para anggota organisasi : harus mampu mengarahkan pelaksanaan kerja para anggota organisasi dengan mendorong perasaan otonomi, tanggung jawab dan berprestasi.
Baca juga: Pendidikan